Excel para gestionar un estudio de Pilates: plantilla y cuándo dejarlo

Excel sirve para empezar (y no pasa nada)

Con pocas alumnas y un solo horario, un Excel bien hecho es suficiente. El problema no es Excel, es que nadie lo diseña: se va llenando de pestañas, colores y comentarios hasta que solo tú lo entiendes.

Si vas a usarlo, móntalo bien desde el principio.

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Las columnas que necesitas

Una hoja de alumnas y bonos, con una fila por bono activo:

• Alumna y teléfono.
• Tipo de bono (4, 8, 12 clases; mensual 2 días por semana...).
• Fecha de compra y fecha de caducidad.
• Clases incluidas, clases usadas y clases restantes (fórmula: incluidas menos usadas).
• Estado del pago: pagado, pendiente, forma de pago.
• Plaza fija, si la tiene (día y hora).

Cómo llevar la asistencia en Excel

Una segunda hoja con una fila por clase y una columna por alumna apuntada, o una fila por asistencia (fecha, clase, alumna). La segunda opción es la que permite contar con fórmulas cuántas clases ha usado cada una.

Enlaza las dos hojas con un CONTAR.SI.CONJUNTO por alumna y rango de fechas del bono, y tendrás las clases usadas sin contarlas a mano.

Los errores que da Excel

No son fallos tuyos, son límites de la herramienta:

• No avisa: nadie se entera de que un bono caduca mañana.
• No controla el aforo: nada impide apuntar a 11 alumnas en 10 máquinas.
• No lo ven tus alumnas: "¿cuántas me quedan?" sigue siendo un mensaje.
• Se rompe con dos personas editando a la vez.
• No cobra: el estado del pago es lo que tú escribas.

Cuándo dejar Excel

Si te reconoces en dos o más, ya te está costando dinero:

• Pasas más de 3 horas a la semana cuadrando bonos y asistencia.
• Tienes más de 40 alumnas activas o más de una instructora.
• Alguna vez se te ha colado alguien con el bono caducado.
• Tienes lista de espera "en la cabeza".
• Te escriben para preguntar cuántas clases les quedan.

Qué cambia al pasar a un sistema

Lo mismo que hace tu Excel, pero solo: cada reserva descuenta, cada bono avisa antes de caducar, el aforo se respeta y cada alumna ve su saldo en el móvil. Y lo mejor: tu Excel no se tira. Se importa, con los bonos y las clases restantes de cada alumna.

Cómo es el cambio desde Excel →