Primero, las reglas de tu estudio

Antes de elegir herramienta, escribe tus reglas: cómo vendes (plaza fija, bonos, planes), cuánto aforo tiene cada clase, qué pasa si alguien cancela y cómo cobras. Por fuera todos los estudios parecen iguales; por dentro cada uno funciona distinto.

El error típico es adaptar tu estudio al software que has contratado. Debería ser al revés.

Clases fijas: la base de casi todos los estudios

Cada alumna con su hueco semanal, reservado solo cada semana, con su cuota y la posibilidad de recuperar si falta. Si tu sistema te obliga a apuntarla a mano cada semana, no está pensado para Pilates.

Todo el detalle —asignar la plaza, recuperaciones, planes de 2 días por semana y renovación— lo tienes en la página de gestión de clases fijas y recuperaciones.

• Plaza que se reserva sola
• Recuperaciones con plazo
• Renovación del mes en bloque

Bonos, paquetes y planes

En España los llamamos bonos, en México paquetes, en Chile planes o créditos y en Colombia planes o membresías. La lógica es la misma: cada reserva descuenta, cada cancelación a tiempo devuelve, y todo caduca en algún momento.

Lo importante: caducidad siempre, aviso antes de que venza y límite semanal si vendes por días. Lo cuento a fondo en la página de bonos, planes y créditos.

Cupos y lista de espera

En reformer, el cupo es tu número de máquinas. Cada reserva tiene que comprobarlo, y cada cancelación tiene que liberar la plaza y avisar a la siguiente de la lista de espera. Automático, o llegarás tarde siempre.

Cancelaciones y no-show

Define con cuánta antelación se puede cancelar sin perder la clase y qué pasa si se cancela tarde o no se presenta. Que el sistema lo aplique igual para todas te ahorra discusiones. Tienes todo en la página de cupos, lista de espera y cancelaciones.

Pagos y renovaciones

Cobro recurrente para las cuotas (con tarjeta o Mercado Pago), pago online para los bonos, y registro de efectivo, Bizum o transferencia. Y avisos automáticos antes de que venza cada plan, para que renueven sin que tengas que escribir a nadie.

Y tú, mirando el panel

Con todo lo anterior automatizado, tu trabajo pasa a ser mirar el resumen: qué clases se llenan, quién tiene que renovar, quién lleva tiempo sin venir y cuánto cobra cada instructora.