Cómo gestionar clases fijas en un estudio de Pilates (sin volverte loca cada mes)
Cómo organizar clases fijas y reservas recurrentes en Pilates reformer: que cada alumna tenga siempre su mismo horario, renovaciones mensuales, matrícula y cambios de hueco.
En este artículo
Por qué las clases fijas funcionan (y por qué dan tanto trabajo)
La clase fija es lo que hace que una alumna se quede años: tiene su hueco, su grupo y su instructora. Para el estudio es ingreso estable y previsible.
El problema es la gestión. Cada mes hay que confirmar quién sigue, quién cambia de día, quién se va de vacaciones y quién ha pagado. Con una libreta o un Excel, eso son horas.
Lo que tiene que hacer tu sistema con las clases fijas
Si tu software trata cada semana como si fuera nueva, no está pensado para Pilates. Esto es lo mínimo:
- Asignar a cada alumna sus días y horas una sola vez.
- Reservarle automáticamente su plaza cada semana, sin que tenga que hacer nada.
- Meter varias alumnas en un hueco de golpe (inscripción por lotes).
- Renovar todas las clases fijas del mes siguiente de una vez.
- Cobrar matrícula y cuota asociadas a esos días.
- Dejar huecos libres en la misma clase para quien viene con bono.
Reservar el mes que viene antes de que empiece
Un truco que funciona muy bien: abrir la "reserva de plaza" unos días antes de empezar el mes, con una pequeña señal. Tus alumnas aseguran su hueco, tú sabes con tiempo cómo vas a llenar el horario y nadie se queda sin su clase.
Cambios de hueco y vacaciones
Las clases fijas no son rígidas: la gente cambia de trabajo, de turno o se va en agosto. Un buen sistema te deja mover a una alumna de hueco sin perder su historial, y cerrar un periodo de vacaciones avisando a todas y devolviéndoles lo que corresponda.
Y si falta a su clase fija, entra en juego la recuperación. Te lo cuento en otro artículo.
Lo que debes recordar
- La clase fija se asigna una vez y se reserva sola cada semana.
- Renueva todo el mes siguiente de golpe, no alumna por alumna.
- Abre la reserva de plaza antes de que empiece el mes.
Preguntas frecuentes
¿Se puede reservar siempre el mismo horario automáticamente?
Sí. Asignas a la alumna sus días y horas y el sistema le reserva la plaza en cada sesión, sin que tenga que entrar cada semana.
¿Puedo mezclar clases fijas y bonos en la misma clase?
Sí. Una clase puede tener alumnas fijas y plazas libres para quien reserva con bono.
¿Qué pasa en vacaciones?
Cierras el periodo y el sistema avisa a las alumnas afectadas y les devuelve el crédito según tus reglas.